Po skončení kalendářního roku je nutné, podle mého názoru, zejména:
1. Zpracovat roční mzdové listy a archivovat je nejméně 30 let (u poživatelů starobního důchodu nejméně 10 let) po roce, kterého se mzdové listy týkají (§ 35a zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení).
Podle ustanovení § 38j odst. 1 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, jsou plátci daně povinni vést pro poplatníky s příjmy podle § 6 téhož zákona mzdové listy, rekapitulaci o sražených zálohách a dani srážené podle zvláštní sazby daně za každý kalendářní měsíc i za celé zdaňovací období.
2. Do 15. února shromáždit podklady pro provedení ročního zúčtování záloh na daň z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti a z funkčních požitků a daňového zvýhodnění včetně podpisu daňového prohlášení pro daný kalendářní rok (formulář MFin 5457 – vzor č. 21, resp. 22).
Zaměstnanec je povinen podklady pro roční zúčtování záloh za uplynulé zdaňovací období předložit zaměstnavateli nejpozději do 15. února následujícího kalendářního roku.
Nepředloží-li poplatník (zaměstnanec) do 15. února tyto doklady, roční zúčtování záloh a daňového zvýhodnění plátce daně (zaměstnavatel) neprovede.
Roční zúčtování záloh a daňové zvýhodnění dále neprovede plátce daně u poplatníka, který podá nebo je povinen podat daňové přiznání k dani (§ 38ch a § 38k zákona o daních z příjmů).
3. Do deseti dnů od podání žádosti poplatníka vystavit za období, za které byla vyplácena nebo zúčtována mzda, doklad o souhrnných údajích uvedených ve mzdovém listě, které jsou rozhodné pro výpočet základu daně, daně, záloh a pro poskytnutí slevy na dani podle § 35ba zákona o daních z příjmů a daňového zvýhodnění (tj. Potvrzení o zdanitelných příjmech ze závislé činnosti a z funkčních požitků, sražených zálohách na daň a daňovém zvýhodnění (formulář MFin 5460 – vzor č. 20). Kopii vystaveného dokladu plátce uschová (§ 38j odst. 3 zákona o daních z příjmů).
4. Do 8 dnů vydat zaměstnanci na jeho žádost potvrzení o úhrnu vyměřovacích základů za kalendářní rok, z nichž bylo sraženo pojistné na zdravotní pojištění a na sociální zabezpečení (§ 3 odst. 18 zákona č. 592/1992 Sb., o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění a § 15a odst. 3 zákona č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti).
5. Do 8 dnů vystavit zaměstnanci na jeho žádost potvrzení o době trvání zaměstnání v kalendářním roce, po kterou byl zaměstnanec důchodově pojištěn (§ 42 zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení).
6. Ve lhůtě do dvou měsíců po uplynutí kalendářního roku podat místně příslušnému finančnímu úřadu „Vyúčtování daně z příjmu ze závislé činnosti“ včetně všech povinných příloh (formulář MFin 5459 – vzor č. 18). Pokud plátce daně podá toto vyúčtování elektronicky, je lhůta pro podání do 20. března. U plátců daně, u nichž je vybírána nebo srážena daň nebo záloha na daň z příjmů poplatníků uvedených v § 2 odst. 3 zákona o daních z příjmů (tj. daňových nerezidentů), je stanovena povinnost vyúčtování včetně příloh podávat pouze elektronicky (termín pro podání vyúčtování je do 20. března). Tato povinnost se nevztahuje na plátce daně, který je fyzickou osobou, pokud počet daňových nerezidentů v průběhu vykazovaného zdaňovacího období nepřesáhl 10 osob (§ 38j odst. 4 a násl. zákona o daních z příjmů).
7. Do 3 měsíců po uplynutí kalendářního roku je plátce daně povinen podat svému místně příslušnému správci daně „Vyúčtování daně vybírané srážkou podle zvláštní sazby daně z příjmů fyzických osob“ (§ 38d zákona o daních z příjmů, § 137 zákona č. 280/2009 Sb., daňového řádu, formulář MFin 5466 – vzor č. 15).
8. Do 15. února písemně ohlásit příslušné krajské pobočce úřadu práce plnění povinného podílu zaměstnávání osob se zdravotním postižením, včetně způsobu plnění za uplynulý rok (§ 83 zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, formulář Oznámení o plnění povinného podílu osob se zdravotním postižením na celkovém počtu zaměstnanců). Ve stejné lhůtě je nutné provést odvod plynoucí z neplnění povinného podílu zaměstnanců se zdravotním postižením na celkovém přepočteném počtu zaměstnanců (§ 82 zákona o zaměstnanosti).
9. Nejpozději do 31. března provést na žádost zaměstnance (žádá a předkládá podklady do 15. února) roční zúčtování záloh na daň z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti a z funkčních požitků a daňového zvýhodnění (§ 38ch zákona o daních z příjmů, formulář MFin 5460/1 – vzor č. 17).
Nejpozději při vyúčtování mzdy za březen je zaměstnavatel povinen vrátit přeplatek na dani, doplatek na daňovém bonusu nebo přeplatek na dani a doplatek na daňovém bonusu, který z ročního zúčtování daňových záloh a daňového zvýhodnění vyplyne.
O vrácený přeplatek sníží plátce daně nejbližší odvody záloh správci daně, nejdéle do konce zdaňovacího období, pokud nepožádá o vrácení přeplatku podle zákona o správě daní a poplatků místně příslušného správce daně (formulář MFin 5241 – vzor č. 7).
Případný nedoplatek z ročního zúčtování záloh se poplatníkovi nesráží.
10. Po účetní závěrce (závěrce mzdových listů), nejpozději však do 30. dubna vyplnit evidenční list důchodového pojištění. ELDP se předkládá České správě sociálního zabezpečení prostřednictvím příslušné okresní správy sociálního zabezpečení, a to do 30 dnů ode dne zápisu údajů do ELDP (§ 38 zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení).
Zaměstnavatel je povinen vyhotovit dva stejnopisy ELDP. Jeden stejnopis s podpisem zaměstnance (pojištěnce) si ponechá ve své evidenci po dobu tří kalendářních roků po roce, kterého se týká. Druhý stejnopis (opatřený podpisem pověřeného zaměstnance nebo jiného oprávněného zástupce zaměstnavatele a jeho razítkem) je povinen vydat zaměstnanci, a to nejpozději v den, kdy ELDP předkládá orgánu sociálního zabezpečení.
11. Provést archivaci dalších účetních dokladů a záznamů v souladu s příslušnými právními předpisy (např. záznamy o evidenci pracovní doby včetně doby pracovního volna bez náhrady příjmů, doklady týkající se srážek ze mzdy/platu, atd.).
12. Zpracovat roční statistické údaje, pokud má zaměstnavatel tuto povinnost (např. P1-04, Práce 2-04, ÚNP4-01, ISP, ISPV, E(MZ) 2-02, E06, ….).
13. Zpracovat podklady pro roční analýzu hospodaření.
Zapomněla jsem na další povinnosti mzdové účetní? Budu ráda, když se s ostatními podělíte o vaše zkušenosti.
