Docházkový systém BETA

 
Docházkový systém BETA

Docházka – nikdy není pozdě

BETA je komplexním řešením docházky ve Vaší firmě. S její pomocí budete mít zaměstnance vždy pod kontrolou. Na základě záznamů o průchodech nejen vyhodnocuje odpracovanou dobu, ale zároveň ošetří specifika jako je plánování nepravidelných směn, důvody nepřítomnosti a jiné.

Proč docházkový systém od firmy Alfa Software?

  • Snadno naplánujete nepravidelné směny
  • Sledujete skutečně odpracovanou dobu, program ji porovnává s plánem
  • Odpracované hodiny nad rámec plánu jsou ukládány do „banky hodin“
  • Program kontroluje dodržování zákonných přestávek
  • Eviduje práci přesčas, v sobotu a v neděli, ve svátek, v noci – program sám přiřadí zákonem/Vámi stanovené příplatky
  • Docházkový výkaz pohodlně vytisknete i rok zpětně
  • Docházka se stává základem pro výpočet mzdy – data z docházkového programu snadno importujete do Vašeho mzdového systému

Co Vám používání docházkového programu přinese?

  • Kontrolu plnění denního/ měsíčního fondu pracovní doby
  • Kontrolu dodržování bezpečnostních přestávek
  • Efektivní plánování pracovních směn, dovolených, služebních cest apod.
  • Docházkové výkazy vyhotovené rychle, efektivně, bez chyb
  • Možnost hlídat množství přesčasových hodin

Přečtěte si případovou studii – implementace docházkového systému ve společnosti DOPLA PAP a.s.

 

Požadavky zákazníků na docházkový systém

Chcete se dozvědět, co všechno by měl docházkový systém umět a jaké požadavky by měl splňovat? Napište si o sérii pěti tipů, ve kterých se to dozvíte!

Mám zájem o tipy, jak vybrat docházkový systém!

Leták BETA

Co docházkový program Beta nabízí?

  • Prohlížení docházky jednotlivých zaměstnanců za aktuální i uplynulé měsíce
  • Možnost kontroly a úprav záznamů o docházce
  • Vyhodnocování každého dne zvlášť + souhrnné vyhodnocení celého kalendářního měsíce
  • Plánování nepravidelných směn, plánování dovolených nebo jiných dlouhodobých nepřítomností
  • Množství souhrnných tiskových výstupů, tisky docházkových výkazů za jednotlivce
  • Elektronický export docházkových dat do mzdového programu

Co všechno program Beta eviduje?

  • Odpracované hodiny celkem, hodiny odpracované v sobotu, v neděli, ve svátek
  • Rozdíly mezi skutečně odpracovanými hodinami a denní/měsíční povinností
  • Přesčasové hodiny
  • Dobu strávenou u lékaře, na školení nebo služebně mimo objekt firmy
  • Celodenní nepřítomnosti (nemoc, lékař celodenní, dovolená, OČR apod.)
  • Nároky na stravné

Tiskové sestavy

Samozřejmostí je tisk měsíčního výkazu docházky i vytváření vlastních tiskových sestav podle Vašich potřeb. Při tisku sestavy si můžete vybrat libovolné období  – např. měsíc, týden, dekáda, čtvrtletí.

Plánování nepravidelných směn

Součástí programu Beta je možnost plánovat nepravidelné směny zaměstnanců s nerovnoměrným rozvržením pracovní doby. U těchto zaměstnanců potom program automaticky sám sleduje dobu skutečně odpracovanou a porovnává ji s plánem směn, vyhodnocuje rozdíly a ukládá je do tzv. banky hodin.

Zajímá Vás, co Vám používání docházkového systému přinese do Vaší firmy?

Tisková sestava – Plán směn na měsíc

Rozvrh směn

Docházkové terminály

V naší nabídce najdete dva docházkové terminály – terminál Dominus Millennium a tzv. ZK čtečku. Tyto snímače jsou nutné ke shromažďování dat o osobách v objektu Vaší firmy, umisťují se většinou ke vstupním dveřím. Přiložením prstu nebo čipu ke snímači vznikne elektronický záznam události s datem a časem vzniku události a typem události, všechny údaje se pomocí služby Komunikace přes internetovou síť Ethernet přenesou do docházkového programu. V něm potom probíhá vyhodnocení odpracované doby.Čtecí zařízení otisků prstů

Snímače obsahují řídící jednotku vybavenou vlastní pamětí a záložním zdrojem energie.

V jednom systému lze používat více terminálů a čteček, které jsou napojeny do počítačové sítě Vaší firmy. Otisky prstů zaměstnance pak stačí zaregistrovat na jednom z těchto zařízení a náš software se postará o jejich přenos do databáze a následně do ostatních terminálů. Toto je velmi výhodné pro firmy, které mají např. dvě pobočky v Praze a Brně a zaměstnanci přejíždí mezi těmito objekty. O přenosy dat se stará služba, která se automaticky spustí při startu Vašeho PC nebo serveru.

 

Vlastnosti terminálů

V tabulce jsou přehledně vypsány vlastnosti obou čteček.

Dominnus Millenium

ZK čtečka

Označení průchodu
Čip, karta Čip, karta, biometrie
Vlastní paměť
Ano, 10 000 událostí Ano, 10 000 událostí
Záložní zdroj
Ano Ano
Instalace
Složitější, pro profesionální firmu Jednoduchá, zvládnete ji sami
Napojení na zabezpečovací systém
Ano, lze Nelze
Zaškolení obsluhy
Při zavedení systému Tištěný manuál

Přečtěte si případovou studii – implementace docházkového systému ve společnosti DOPLA PAP a.s.

Moje docházka

Moje docházka je speciální modifikace programu Beta, která slouží pouze k prohlížení vlastní docházky jednotlivými zaměstnanci na jejich počítačích nebo na společném prohlížecím místě. Vedoucím tak odpadá povinnost informovat své podřízené o stavu jejich docházky, o množství přesčasových hodin nebo o zůstatku dovolené. Zaměstnanec toto vše zjistí jedním pohledem přímo v programu Moje docházka.

Jaké další sestavy docházkový program nabízí?

Docházka zaměstnance z programu Moje docházka

 

 

Otázky & odpovědi

Je možné nastavit minimálně 10 typů rozvržení pracovní doby?

Ano, je možné specifikovat více typů rozvržení pracovní doby. Počet rozvržení není omezen.

Zaměstnanci mají 10-min. svačiny, které by si značili na čtečce a které by se nezapočítávaly do pracovní doby. Bylo by je třeba za celý měsíc sečíst a pak odečíst od přesčasů. Pokud konkrétní zaměstnanec nemá daný měsíc žádné přesčasy, je nutno je započítat jako náhradní volno. Může se v tomto případě dostat do mínusu?

Pokud si zaměstnanci odpíchnou přestávky na svačinu, program je nezapočte do odpracované doby. Pokud zaměstnanec nebude mít v měsíci žádný přesčas, může se tedy dostat s odpracovanými hodinami do mínusu. Počet přesčasových či mínusových hodin se přenáší do tzv. banky hodin, kde lze rozhodnout, co se s hodinami stane. Plusové hodiny lze proplatit, převést do dalšího měsíce, mínusové převést do dalšího měsíce a podobně.

Svačiny zaměstnanců jsou 5-min. nebo 10-min., tedy v celkovém součtu nemusí vždy vyjít na celé čtvrthodiny. Je možné, aby byly v celkovém součtu zaokrouhlovány na celé čtvrthodiny?

Ano, je možné tyto přestávky zaokrouhlit celkově na celé čtvrthodiny.

Potřebujeme, aby systém rozlišoval 3 druhy příplatků – všední den 25 %, sobota 50 %, neděle a svátky 100 %. Je to možné?

Ano, je to možné. Je možné ke směně započítat příplatek za všední den, nebo za sobotu, nebo za neděli nebo za svátek, pokud na tento den směna padne. Příplatek se ale nevyhodnocuje v docházce procentuálně, ale vyhodnotí se hodinově podle odpracované doby, příplatku se přiřadí mzdový kód, který pak lze vyhodnotit ve mzdovém programu.

Může se stát, že zaměstnanec nemá žádné hodiny přesčas. Může jít v takovém případě do dalšího měsíce do mínusu?

Ano, je možné, aby zaměstnanec odcházel do dalšího měsíce s mínusovými hodinami, bude mít mínusovou napracovanou dobu (tzv. banku hodin). Záleží pak na konkrétní firmě, jaké má vyrovnávací období (např. roční, nebo půlroční), kdy by měl mít zaměstnanec napracovanou dobu srovnánu na nulu. Do dalšího měsíce je možné odcházet jak s plusovými tak s mínusovými hodinami.

Lze hromadně změnit příplatek za přesčas na jinou kategorii příplatku nebo je to nutné provádět jednotlivě u každého zaměstnance?

Příplatek se definuje ke směně. Pokud má tedy více zaměstnanců přidělenou danou směnu a změní se u směny příplatek, změní se příplatky všem zaměstnancům, kteří mají danou směnu naplánovanou.

Funguje systém při výpadku proudu?

Ano. Docházkový systém má záložní baterii.

Mění systém automaticky letní – zimní čas?

Ano, u většiny hardware lze nastavit automatické aktualizace času podle počítače.

Jsou v systému nastaveny svátky?

Svátky jsou nastaveny v programovém modulu Beta pro vyhodnocení docházky.

Dá se znovu použít čip za odešlého zaměstnance? Přidělí se čipu nová osoba?

Ano. Lze odebrat držiteli karty jeho čip a přidělit ho jinému zaměstnanci. Odebrání a přidělení zvládne běžný uživatel z kteréhokoliv počítače s nainstalovaným modulem Alfa.

Jak je zajištěno celkové archivování docházky? Jak dlouho a jakým způsobem se archivuje celková docházka ve vztahu k požadavkům úřadu práce?

Zálohování docházkových dat je možné řešit například jako denní zálohu databáze tak, že je zálohováno posledních 7 dní, starší zálohy se přepisují novějšími. Další zálohování je pak možné řešit zvlášť. Docházková data mohou být v databázi uchována do doby, než se provede ruční archivace dat, tedy ruční odložení dat z databáze do textového souboru. Jinak mohou data zůstat v databázi a být k dispozici pro nahlédnutí.

Existuje nějaká návaznost docházkového programu na mzdové programy?

Ano. Například návaznost na mzdový systém Avensio je řešena speciálním uživatelsky příjemným převodním programem, který řeší převod docházky takříkajíc jedním kliknutím. Pro ostatní mzdové systémy jsou standardně k dispozici exporty do textových souborů, které lze do značné míry přizpůsobit.

Je možné docházkový systém někde vidět?

Ano, je to možné. Můžeme Vám jej předvést v naší i ve Vaší firmě, případně Vám dát kontakt na naše partnery, nebo se můžeme domluvit na poslání demoverze programu. Vyplňte následující formulář a my se Vám ozveme.

Jak jsou naši zákazníci spokojeni s docházkovým systémem BETA?

Co zákazníci nejvíce oceňují?

  • Podpora – e-mailové a telefonické poradenství, vzdálená správa, servisní návštěva
  • Export dat do mzdového programu
  • Nastavení až 20 typů průchodů na čtečce
  • Moje docházka – zaměstnanec pohodlně zjistí svou odpracovanou dobu nebo zůstatek dovolené
  • Ochota zaměstnanců firmy Alfa Software, s.r.o. přidávat nové funkce do programu

 

DOPLA PAP a.s., Sušice

„Nový docházkový systém (s registrací otisků prstů) jsme spustili začátkem roku 2013, docházkový program Beta využíváme již řadu let. Z pohledu informatika si na docházkovém systému Beta vážím jeho bezúdržbovosti, případně možnosti jeho operativního nastavení podle našich aktuálních potřeb. Náš systém zahrnuje čtečku u vstupních dveří (oprávněným osobám umožňuje vstup do objektu bez asistence vrátného) + příchodovou čtečku a odchodovou čtečku na vrátnici. Před zavedením těchto čteček jsme se obávali, že rozpoznávání otisků nebude fungovat spolehlivě a bude velký počet zaměstnanců s neúspěšnou identifikací při průchodu. Tyto obavy se však nenaplnily.

Máme přibližně 160 zaměstnanců, 10ti z nich byl z různých důvodů přidělen čip. Ostatní se identifikují pomocí otisku prstu. V současné době evidujeme přibližně 15 neúspěšných průchodů za měsíc. To je v porovnání s cca 6.000 měsíčními průchody zanedbatelné procento. Evidence neúspěšných průchodů je na přibližně stejné úrovni, jako byla v případě čipů.

Jak hodnotím spolupráci s firmou Alfa Software, s.r.o.? Komunikace se zaměstnanci Alfa Software, s.r.o. byla vždy bezproblémová. Podpora v různých oblastech systému je příkladná, spolupráce s některými zaměstnanci funguje téměř na osobní úrovni.“

Jan Kohout, správce IT

 

Plzeňská teplárenská a.s.

„V naší firmě využíváme program BETA a ALFA k evidenci docházky zaměstnanců a modul Recepce k evidování návštěv v našem areálu, vše od firmy Alfa Software. Výstupy z těchto programů lze snadno natáhnout do mzdového programu AVENSIO.

Zpracováváme mzdy pro 350 zaměstnanců, kteří pracují v 5 firmách. Nutno uvést, že naše organizace a její požadavky jsou dosti specifické. Zaměstnanci výroby pracují v nepřetržitém provozu, ve všední dny v osmihodinových, o víkendu ve dvanáctihodinových směnách. Z toho vyplývá velmi specifický rozvrh směn a pro zaměstnance tzv. klouzavá volna. Společnost Alfa Software se s evidencí docházky (např. střídání zaměstnanců v určitém časovém rozmezí, nárok na příplatky apod.) těchto zaměstnanců a dotažením do mzdového programu „poprala“ velmi dobře, konkurenční firmy nebyly leckdy ani schopné uvedenou problematiku a naše požadavky pochopit.“

Ing. Alena Patzenhauerová, Jiřina Červená, Alena Ženíšková
Vedoucí personalistiky a mezd, personalistka, mzdová referentka

 

Novila Produktions s.r.o., Nepomuk

„Ve firmě Novilla pracuje 50 zaměstnanců v jedné směně. Ve firmě používáme docházkový systém BETA od firmy Alfa Software k evidenci docházky našich zaměstnanců. Převod dat z docházkového systému BETA přímo do mzdového programu AVENSIO je bez problémů. Pro snímání příchodů a odchodů do/ze zaměstnání používáme čipy, docházkový terminál máme přímo u vstupu do výroby.

Na pracovníky společnosti Alfa Software, s.r.o. i na oba námi využívané programy se mohu spolehnout, vím, že je vždy včas zapracovaná legislativa a mzdy jsou správně spočtené.“

Ivana Zajícová, mzdová účetní

 

Vraťte se na stránky o docházkovém systému BETA.

 

Vyžádejte si cenovou nabídku a osobní prezentaci

Po vyplnění tohoto formuláře Vás budeme kontaktovat na Vámi uvedenou e-mailovou adresu.


Tučně * označené položky jsou povinné. Doporučujeme uvést údaj o počtu zpracovávaných osobních čísel. Děkujeme.

 

Používáním této stránky souhlasíte s používáním cookies. Více informací

Nastavení cookies na této webové stránce jsou na "Povolit cookies", abychom Vám mohli umožnit nejlepší možné procházení stránek. Pokud budete pokračovat v používání tohoto webu beze změny nastavení souborů cookies v prohlížeči nebo kliknete na tlačítko "Souhlasím" pak souhlasíte s používáním cookies.

Zavřít