Oprávnění zaměstnavatele vést osobní spis zaměstnance upravuje ustanovení § 312 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce. V tomto ustanovení je také uvedeno, které osoby a orgány mohou do osobního spisu nahlížet: vedoucí zaměstnanci, kteří jsou zaměstnanci nadřízeni, orgán inspekce práce, Úřad práce České republiky, Úřad pro ochranu osobních údajů, soud, státní zástupce, policejní orgán, Národní bezpečnostní úřad a zpravodajské služby. Předložení jednotlivé písemnosti zaměstnavatelem z tohoto spisu vnějšímu kontrolnímu orgánu, který provádí kontrolu u zaměstnavatele, se za nahlížení do osobního spisu nepovažuje, ale pouze tehdy, pokud si kontrolní orgán tuto písemnost vyžádal v souvislosti s předmětem kontroly prováděné u zaměstnavatele.
Právo nahlížet do svého osobního spisu má samozřejmě také zaměstnanec, který si z něho může pořizovat výpisky a na náklady zaměstnavatele také stejnopisy (kopie) dokladů ve spisu obsažených.
Podle ustanovení § 316 odst. 4 zákoníku práce nesmí zaměstnavatel vyžadovat od zaměstnance informace, které bezprostředně nesouvisejí s výkonem práce a se základním pracovněprávním vztahem uvedeným v ustanovení § 3 zákoníku práce.
Zaměstnavatel nesmí vyžadovat informace zejména o
a) těhotenství,
b) rodinných a majetkových poměrech,
c) sexuální orientaci,
d) původu,
e) členství v odborové organizaci,
f) členství v politických stranách nebo hnutích,
g) příslušnosti k církvi nebo náboženské společnosti,
h) trestněprávní bezúhonnosti.
Výjimka je u informací uvedených pod písmeny c) až g), které může zaměstnavatel vyžadovat pouze tehdy, pokud je pro to dán věcný důvod spočívající v povaze práce, která má být vykonávána, a je-li tento požadavek přiměřený, nebo v případech, kdy to stanoví zákoník práce nebo zvláštní právní předpis.
Obsah osobního spisu zaměstnance ani jeho náležitosti zákoník práce podrobně neupravuje. Co se týče obsahu, tak zákoník práce jen v ustanovení § 312 odst. 1 předepisuje, že osobní spis smí obsahovat pouze písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v základním pracovněprávním vztahu uvedeném v ustanovení § 3 zákoníku práce (tj. v pracovním poměru, dohodě o provedení práce, dohodě o pracovní činnosti).
Obvyklým obsahem osobního spisu jsou zejména:
- žádost o zaměstnání
- životopis
- osobní dotazník, ve kterém zaměstnanec sám sděluje personální a další údaje:
– příjmení, jméno, titul, datum a místo narození, rodné číslo, rodinný stav, státní občanství, adresu trvalého pobytu, případně doručovací adresu
– zdravotní pojišťovnu
– zda zaměstnanec pobírá důchod a druh důchodu a zda je osobou se zdravotním postižením
– číslo bankovního účtu zaměstnance, jestliže mu bude mzda / plat nebo odměna za práci vyplácena převodem na účet - potvrzení o zaměstnání (viz ustanovení § 313 zákoníku práce), potvrzení okresní správy sociálního zabezpečení (vykonával-li zaměstnanec podnikatelskou činnosti) potvrzení Úřadu práce (byl-li u něj zaměstnanec evidován). Těmito doklady zaměstnanec prokazuje předchozí zaměstnání, živnostenskou činnosti nebo evidenci na Úřadu práce.
- kopie dokladů prokazujících vzdělání (vysvědčení, osvědčení, diplomy) a praxi – tyto doklady slouží zejména k zápočtu odborné praxe zaměstnance odměňovaného platem. Slouží však také zaměstnavatelům poskytujícím mzdu ke zjištění dosavadní praxe a zkušeností zaměstnance.
- pracovní smlouva, doklad o jmenování, dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti a jejich dodatky či změny
- informace o obsahu pracovního poměru podle ustanovení § 37 zákoníku práce, pokud údaje o právech a povinnostech vyplývajících z pracovního poměru neobsahuje pracovní smlouva
- mzdový / platový výměr (pokud nejsou mzda, případně plat sjednány smluvně)
- doklady týkající se srážek ze mzdy, které jsou vůči zaměstnanci vedeny
- dohoda o odpovědnosti (k ochraně hodnot svěřených k vyúčtování nebo za ztrátu svěřených věcí)
- pracovní posudek (hodnocení práce zaměstnance, jeho kvalifikace, schopností a dalších skutečností, které mají k výkonu práce vztah)
- doklady o zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (o vstupních a dalších školeních o BOZP, kterých se zaměstnanec zúčastnil)
- lékařský posudek ze vstupní prohlídky, jakož i lékařské posudky z dalších preventivních pracovně-lékařských prohlídek zaměstnance; případně zdravotní průkaz (je-li pro příslušnou práci právním předpisem vyžadován)
- doklady týkající se případných pracovních úrazů nebo uznání nemoci z povolání
- evidence odpracované doby, včetně údajů o práci přesčas, doby pracovní pohotovosti apod.
- Prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti a funkčních požitků, potvrzení od druhého z manželů při uplatňování daňového zvýhodnění na vyživované děti, potvrzení o studiu zaměstnance nebo o studiu vyživovaného dítěte
- mzdový list, evidenční list důchodového pojištění
Jaké máte vy zkušenosti s vedením a obsahem osobních spisů zaměstnanců? Zapomněla jsem uvést nějaký důležitý doklad nebo údaj, který by měl být součástí osobního spisu? Můžete je napsat do komentáře pod článek.
