Osobní spis zaměstnance

 

Oprávnění zaměstnavatele vést osobní spis zaměstnance upravuje ustanovení § 312 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce. V tomto ustanovení je také uvedeno, které osoby a orgány mohou do osobního spisu nahlížet: vedoucí zaměstnanci, kteří jsou zaměstnanci nadřízeni, orgán inspekce práce, Úřad práce České republiky, Úřad pro ochranu osobních údajů, soud, státní zástupce, policejní orgán, Národní bezpečnostní úřad a zpravodajské služby. Předložení jednotlivé písemnosti zaměstnavatelem z tohoto spisu vnějšímu kontrolnímu orgánu, který provádí kontrolu u zaměstnavatele, se za nahlížení do osobního spisu nepovažuje, ale pouze tehdy, pokud si kontrolní orgán tuto písemnost vyžádal v souvislosti s předmětem kontroly prováděné u zaměstnavatele.

Právo nahlížet do svého osobního spisu má samozřejmě také zaměstnanec, který si z něho může pořizovat výpisky a na náklady zaměstnavatele také stejnopisy (kopie) dokladů ve spisu obsažených.

Podle ustanovení § 316 odst. 4 zákoníku práce nesmí zaměstnavatel vyžadovat od zaměstnance informace, které bezprostředně nesouvisejí s výkonem práce a se základním pracovněprávním vztahem uvedeným v ustanovení § 3 zákoníku práce.

Zaměstnavatel nesmí vyžadovat informace zejména o
a) těhotenství,
b) rodinných a majetkových poměrech,
c) sexuální orientaci,
d) původu,
e) členství v odborové organizaci,
f) členství v politických stranách nebo hnutích,
g) příslušnosti k církvi nebo náboženské společnosti,
h) trestněprávní bezúhonnosti.
Výjimka je u informací uvedených pod písmeny c) až g), které může zaměstnavatel vyžadovat pouze tehdy, pokud je pro to dán věcný důvod spočívající v povaze práce, která má být vykonávána, a je-li tento požadavek přiměřený, nebo v případech, kdy to stanoví zákoník práce nebo zvláštní právní předpis.

Obsah osobního spisu zaměstnance ani jeho náležitosti zákoník práce podrobně neupravuje. Co se týče obsahu, tak zákoník práce jen v ustanovení § 312 odst. 1 předepisuje, že osobní spis smí obsahovat pouze písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v základním pracovněprávním vztahu uvedeném v ustanovení § 3 zákoníku práce (tj. v pracovním poměru, dohodě o provedení práce, dohodě o pracovní činnosti).

Obvyklým obsahem osobního spisu jsou zejména:

  • žádost o zaměstnání
  • životopis
  • osobní dotazník, ve kterém zaměstnanec sám sděluje personální a další údaje:
    – příjmení, jméno, titul, datum a místo narození, rodné číslo, rodinný stav, státní občanství, adresu trvalého pobytu, případně doručovací adresu
    – zdravotní pojišťovnu
    – zda zaměstnanec pobírá důchod a druh důchodu a zda je osobou se zdravotním postižením
    – číslo bankovního účtu zaměstnance, jestliže mu bude mzda / plat nebo odměna za práci vyplácena převodem na účet
  • potvrzení o zaměstnání (viz ustanovení § 313 zákoníku práce), potvrzení okresní správy sociálního zabezpečení (vykonával-li zaměstnanec podnikatelskou činnosti) potvrzení Úřadu práce (byl-li u něj zaměstnanec evidován). Těmito doklady zaměstnanec prokazuje předchozí zaměstnání, živnostenskou činnosti nebo evidenci na Úřadu práce.
  • kopie dokladů prokazujících vzdělání (vysvědčení, osvědčení, diplomy) a praxi – tyto doklady slouží zejména k zápočtu odborné praxe zaměstnance odměňovaného platem. Slouží však také zaměstnavatelům poskytujícím mzdu ke zjištění dosavadní praxe a zkušeností zaměstnance.
  • pracovní smlouva, doklad o jmenování, dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti a jejich dodatky či změny
  • informace o obsahu pracovního poměru podle ustanovení § 37 zákoníku práce, pokud údaje o právech a povinnostech vyplývajících z pracovního poměru neobsahuje pracovní smlouva
  • mzdový / platový výměr (pokud nejsou mzda, případně plat sjednány smluvně)
  • doklady týkající se srážek ze mzdy, které jsou vůči zaměstnanci vedeny
  • dohoda o odpovědnosti (k ochraně hodnot svěřených k vyúčtování nebo za ztrátu svěřených věcí)
  • pracovní posudek (hodnocení práce zaměstnance, jeho kvalifikace, schopností a dalších skutečností, které mají k výkonu práce vztah)
  • doklady o zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (o vstupních a dalších školeních o BOZP, kterých se zaměstnanec zúčastnil)
  • lékařský posudek ze vstupní prohlídky, jakož i lékařské posudky z dalších preventivních pracovně-lékařských prohlídek zaměstnance; případně zdravotní průkaz (je-li pro příslušnou práci právním předpisem vyžadován)
  • doklady týkající se případných pracovních úrazů nebo uznání nemoci z povolání
  • evidence odpracované doby, včetně údajů o práci přesčas, doby pracovní pohotovosti apod.
  • Prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti a funkčních požitků, potvrzení od druhého z manželů při uplatňování daňového zvýhodnění na vyživované děti, potvrzení o studiu zaměstnance nebo o studiu vyživovaného dítěte
  • mzdový list, evidenční list důchodového pojištění

Jaké máte vy zkušenosti s vedením a obsahem osobních spisů zaměstnanců? Zapomněla jsem uvést nějaký důležitý doklad nebo údaj, který by měl být součástí osobního spisu? Můžete je napsat do komentáře pod článek.

Jak vybrat mzdový program

Napište si o krátkou příručku, jak snadno vybrat mzdový systém do Vaší firmy! Zadejte svůj e-mail a příručku ihned odesíláme.

Rychlý kontakt

ALFA SOFTWARE, s.r.o.
Pražská 22
Klatovy mapa

Tel.: 376 709 890
Napište nám

Seznam obchodních zástupců

 

Používáním této stránky souhlasíte s používáním cookies. Více informací

Nastavení cookies na této webové stránce jsou na "Povolit cookies", abychom Vám mohli umožnit nejlepší možné procházení stránek. Pokud budete pokračovat v používání tohoto webu beze změny nastavení souborů cookies v prohlížeči nebo kliknete na tlačítko "Souhlasím" pak souhlasíte s používáním cookies.

Zavřít